ജിമെയിലിൽ ഓഫീസ് സന്ദേശം തയ്യാറാക്കാം

ഓഫീസിന് പുറത്തായിരിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ഔദ്യോഗിക ഇമെയിലുകളില്‍ വരുന്ന സന്ദേശങ്ങള്‍ക്ക് നിങ്ങള്‍ അവധിയിലാണെന്നും മെയിലിന് മറുപടി നല്‍കുവാന്‍ താമസം ഉണ്ടെന്നും അറിയിക്കുന്നതിന് ജിമെയിലില്‍ ഔട്ട് ഓഫ് ഓഫീസ് സന്ദേശങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിലൂടെ സാധിക്കുന്നതാണ്. എങ്ങനെയെന്നത് ഇതാ.

ജിമെയിലിൽ ഔട്ട് ഓഫ് ഓഫീസ് സന്ദേശം സജ്ജീകരിക്കാനുള്ള ഏറ്റവും എളുപ്പ മാർഗം നിങ്ങളുടെ വിൻഡോസ് പിസിയിൽ നിന്നോ മാക്കിൽ നിന്നോ ആണ്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ ഗൂഗിള്‍ അക്കൗണ്ടിലേക്ക് പ്രവേശിക്കേണ്ടതുണ്ട്. പ്രവര്‍ത്തനം ആരംഭിക്കുന്നതിന് ജിമെയില്‍ വെബ്‌സൈറ്റിലേക്ക് പോയി മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള “Settings” ഗിയർ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. ദൃശ്യമാകുന്ന “Quick Settings” മെനുവിൽ നിന്ന് “See All Settings” ഓപ്ഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

ഇപ്പോള്‍ നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിനായുള്ള ജിമെയില്‍ സെറ്റിംഗ്സ് വിഭാഗത്തിലേക്ക് എത്തിച്ചേരുന്നതാണ്. “General” ടാബിന്‍റെ താഴേക്ക് സ്ക്രോൾ ചെയ്ത് “Vacation Responder” ഓപ്ഷനുകൾ കണ്ടെത്തുക.

യു‌കെ പോലുള്ള ചില സ്ഥലങ്ങളിൽ‌, ഈ സംവിധാനത്തിന് “Out-Of-Office AutoReply” എന്നാണ് പേര് എന്നാല്‍, എല്ലാ പ്രദേശങ്ങളിലും ഇതിനായുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ സമാനമായിരിക്കും. നിങ്ങൾ‌ക്ക് ലഭിക്കുന്ന ഇമെയിലുകൾ‌ക്ക് ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി മറുപടി നൽ‌കുന്നതിലൂടെ മെയിലുകളോട് തത്സമയം പ്രതികരിക്കാൻ‌ ഇപ്പോള്‍ സാധ്യമല്ല എന്ന് അവരെ അറിയിക്കുന്ന ഒരു സംവിധാനമാണിത്.

നിങ്ങൾ “out of office” അല്ലെങ്കിൽ “on vacation” ആയിരിക്കുമ്പോള്‍ “First Day”, “Last Day” ഡെയ്റ്റ് ബോക്സുകളിലൂടെ ഡെയ്റ്റ് റെയ്ഞ്ച് സെറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.
അവസാന തീയതി പ്രാപ്തമാക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ “Last Day” ചെക്ക്ബോക്സ് എനേബിള്‍ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. അല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ നേരിട്ട് ഈ സവിശേഷത ഡിസേബിള്‍ ആക്കുന്നതുവരെ ജിമെയില്‍ ഓഫീസ് സന്ദേശങ്ങൾ അയയ്ക്കുന്നത് തുടരും.

ഡെയ്റ്റ് റെയ്ഞ്ച് സജ്ജീകരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങൾ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി അയയ്ക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന സന്ദേശം സജ്ജീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. “Subject” ബോക്സിൽ ഇമെയിലിനായി ഒരു സബ്ജക്ട് ടൈറ്റില്‍ നൽകുക, തുടർന്ന് “Message” ബോക്സിൽ സന്ദേശം ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.

നിങ്ങളുടെ ജിമെയില്‍ കോൺ‌ടാക്റ്റുകൾ‌ക്ക് മാത്രം ഓഫീസ് മറുപടികൾ‌ പരിമിതപ്പെടുത്താൻ‌ നിങ്ങൾ‌ താൽ‌പ്പര്യപ്പെടുന്നെങ്കിൽ‌, “Only send a response to people in my contacts” ചെക്ക്‌ബോക്സ് ആക്ടീവ് ആക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് പരിചയമില്ലാത്ത ആളുകൾക്കോ ഓട്ടോമേറ്റഡ് ഇമെയിലുകൾക്കോ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി മറുപടി നൽകുന്നതിൽ നിന്ന് ഈ ചെക്ക്ബോക്സ് നിങ്ങളെ തടയും.

ഓഫീസ് സന്ദേശം സംരക്ഷിക്കാനും പ്രയോഗിക്കാനും നിങ്ങൾ തയ്യാറായിക്കഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ ലൊക്കേഷനെ ആശ്രയിച്ച് “Vacation Responder On” റേഡിയോ ബട്ടൺ അല്ലെങ്കിൽ “Out of Office AutoReply On” റേഡിയോ ബട്ടൺ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഈ റേഡിയോ ബട്ടൺ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയ ശേഷം “Save Changes” ബട്ടൺ ക്ലിക്കുചെയ്യുക.

ഇത്രയുമായാല്‍, നിങ്ങളുടെ ഇ-മെയിലില്‍ ഔട്ട് ഓഫ് ഓഫീസ് മെസേജ് സംവിധാനം ആക്ടീവേറ്റ് ആകും.

About The Author

Correspondent

See author's posts